Основні правила та філософія

Нижче ви знайдете ключові принципи, які ми застосовуємо в Esper для ефективної комунікації — з колегами, між відділами, по всій компанії та громадськістю.

Вони не є строгими вимогами, а скоріше дороговказами, які допомагають встановити межі та створити спільні практики. Саме на цих принципах ми будуємо те, що впливає на кожен аспект нашої роботи — спілкування.

Мета цієї філософії – створити ефективну та прозору систему комунікації в команді, яка сприятиме підвищенню продуктивності та задоволеності співробітників. Ми фокусуємося на зменшенні непорозумінь, оптимізації використання часу та створенні культури взаємодопомоги.

Філософія комунікації в команді

Принципи:

1. Комунікація потрібна завжди, зустрічі — ні.
   • Ми проводимо зустрічі, коли потрібно знайти рішення чи уточнити багато деталей.
   • Ми не проводимо зустрічі, якщо можна отримати коротку відповідь письмово.
2. Асинхронне спілкування — основа.
   • Ми використовуємо асинхронні повідомлення для щоденних задач і документування.
   • Комунікація в реальному часі потрібна для критичних ситуацій, де важливі швидкість і взаємодія.
3. Письмова комунікація — ключ до структури.
   • Важливі рішення фіксуємо письмово.
   • Розмови корисні лише тим, хто бере участь у них, а записані матеріали доступні всім.
4. Кожна комунікація має свою ціль.
   • Щотижневі статуси можна робити асинхронно, якщо немає суттєвих оновлень.
   • Регулярні Зустрічі завжди завершуються фіксацією результатів і відповідальністю за подальші дії. Відповідальний за фіксацію — організатор зустрічі.
5. Скорочуйте кількість зайвих дій.
   • Якщо текст зрозумілий без частини слів — видаляйте їх.
   • Годинна зустріч для п’яти людей — це п’ять годин командного часу. Думайте, чи це виправдано.
6. Ефективна комунікація — взаємна відповідальність.
   • Відповідь у Slack — до 3 годин, у групі — до 24 годин, на пошту — до 48 годин.
   • Якщо відповідь затримується, нагадуйте ввічливо. Але кожен має відповідати вчасно, щоб не затримувати процес.
7. Чіткість понад усе.
   • Якщо вас не зрозуміли, поясніть інакше. Якщо тема нова, будьте готові повторювати кілька разів.
   • Завжди перевіряйте, чи отримали відповідь, яку очікували, і чи нічого не упустили.
8. Місце і форма комунікації важливі.
   • Важливу інформацію публікуйте у відповідному треді. Якщо її важко знайти, значить, вона не там, де її очікували.
   • Назви документів та повідомлень починаються з найважливішого.
9. Терміновість має бути виправдана.
   • ASAP токсичне, терміновість переоцінена. Очікування миттєвої реакції створює негативну атмосферу.
   • Не вимагаємо негайних відповідей, якщо це не надзвичайна ситуація.
10. Поспіх — ворог комунікації.
    • Відкладіть важливу думку на кілька годин чи днів, якщо не впевнені. Випаде те, що справді варто сказати.
    • Завжди уточнюйте після зустрічі, чи всі зрозуміли задачі й чи нічого не пропущено.
11. Пряме спілкування краще за «зіпсований телефон».
    • Чим більше посередників у передачі інформації, тим більший ризик викривлення. Прагніть до прямої взаємодії.

Практика:

• Так ми робимо:
  • Важливе рішення чи підсумки зустрічі документуємо в одному місці.
  • Задаємо питання, якщо щось не зрозуміло.
  • Пропонуємо нову зустріч, лише якщо є чітка мета й порядок денний.
• Так ми не робимо:
  • Не пишемо довгих повідомлень без структури.
  • Не очікуємо миттєвих відповідей без вагомої причини.
  • Не проводимо зустрічі, якщо питання можна вирішити в треді.